Clase Tres

PAPEL DEL PROFESIONAL COMO AUDITOR

La auditoría tiene como meta la evaluación y análisis de los procesos informáticos, por lo tanto, el papel que cumple el auditor es el de ente evaluador, el cual tiene como responsabilidad profesional identificar los problemas o posibles problemas que puedan estar presentes en el área objeto de investigación, para lo cual debe observar, analizar e interpretar la situación problemática y, sintetizar entregando un informe que contenga los hallazgos, recomendaciones y conclusiones finales de los resultados encontrados.

 DEFINICIÓN Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

De acuerdo a Serrano y Zapata (2003), “La auditoría de la información se posiciona como paso indispensable para llevar a cabo una correcta y eficaz gestión de la información y, en consecuencia, como requisito inexcusable para gestionar el conocimiento, recurso estratégico cada vez más importante de una organización”.

La información es considerada el activo principal de la empresa, es por ello que se debe gestionar de forma adecuada, lo que incluye la verificación de su fiabilidad en todos los procesos establecidos o áreas operables en la organización. Serrano y Zapata, definen la auditoría de la información de la siguiente forma:

Es un proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización, así como los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades de su personal y a los objetivos de la organización. 

De esta forma resolveremos en primer lugar la incertidumbre sobre qué información tiene la organización y dónde está situada, lo cual nos ayudará a identificar:

• Duplicidades. Entre unidades de una misma organización muchas veces se crea, mantiene y almacena la misma información de forma independiente.

• Carencias. Del mismo modo que en el caso anterior, en ocasiones, no compartir la información hace que detectemos vacíos que pueden perjudicar el correcto funcionamiento de determinadas unidades de negocio dentro de la entidad.

• Inconsistencias. Mantener la misma información de modo independiente puede dar lugar a informaciones dispares o contradictorias.

En segundo término, la auditoría nos permitirá diagnosticar qué uso se hace de la información y en definitiva la importancia que se le otorga. Además, esto nos dará la posibilidad de saber quién la está usando en cada caso y, lo que es más importante, para qué, con lo que podremos detectar aquellos puntos críticos de la cadena de valor donde el uso de información es esencial. 

Con la auditoría podremos profundizar en definitiva en la organización, la estructura y la distribución de la información, y lo que es más importante, en cómo se procesa en cada unidad.

 Paralelamente, nos permitirá detectar los inputs o información que procede del exterior, cómo discurre por la organización y su relación con aquella generada internamente y, finalmente, los outputs o información proyectada hacia el entorno y en qué casos este flujo genera retorno.

Por otra parte, nos dará la posibilidad de considerar las necesidades concretas de información de los miembros de la organización, así como las de sus proveedores y las de sus clientes. 

En este sentido, siempre es recomendable desarrollar reuniones colectivas e individuales con los distintos niveles de la organización, con el objetivo de detectar las necesidades que no quedan cubiertas, así como los requisitos que debería cumplir la información y no cubre. 

El análisis del comportamiento informacional del personal servirá para reflejar la cultura de la organización, y su radiografía nos ayudará, en último término, a detectar las áreas de mejora. 

De este modo, otra ventaja de desarrollar la auditoría será la posibilidad que nos dará de analizar hasta qué punto la cultura informacional de la organización está alineada con sus objetivos.

Finalmente, la auditoría nos permitirá evaluar los costes y beneficios de la gestión de información que está llevando a cabo la empresa en función de su adecuación con los parámetros descritos. Además, al final también estaremos en condiciones de determinar el valor que se le concede a la información dentro de la organización.

El objetivo primordial de la auditoría es la emisión de un informe final que contenga un diagnóstico sobre el área o departamento auditado, el cual facilite la toma de decisiones. 

 FINALIDAD DE LA AUDITORÍA 

Teniendo presente que la auditoría tiene como fin evaluar los procesos de una organización, buscando verificar que las actividades se desarrollen de acuerdo a los parámetros exigidos por la normatividad vigente, se presenta a continuación el siguiente esquema que muestra la finalidad que tiene un proceso de auditoría en las organizaciones.

NORMAS DE AUDITORÍA

La Contaduría Pública, a través del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, estableció una serie de requisitos mínimos de orden general, que deben tenerse presente para un trabajo de auditoría de calidad profesional. A estos principios básicos se les llamó normas de auditoría.

La universidad EAFIT, a través de su Consultorio Contable en sus notas de clase, afirma lo siguiente:

Las normas de auditoría generalmente aceptadas son Los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor

Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. La mayoría de este grupo de normas es contemplado también en los Códigos de Ética de otras profesiones.

Las Normas detalladas anteriormente, se definen de la forma siguiente:

CLASIFICACIÓN DE LAS NAGAS

En la actualidad las NAGAS, vigentes son 10, las mismas que constituyen los (10) diez mandamientos para el auditor y son:

Normas Generales o Personales

• Entrenamiento y capacidad profesional
• Independencia
• Cuidado o esmero profesional.

Normas de Ejecución del Trabajo

• Planeamiento y Supervisión
• Estudio y Evaluación del Control Interno
• Evidencia Suficiente y Competente

Normas de Preparación del Informe

• Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
• Consistencia
• Revelación Suficiente
• Opinión del Auditor

Las Normas detalladas anteriormente de acuerdo a las notas de clase del Consultorio Contable de la universidad EAFIT, se definen de la forma siguiente:

Entrenamiento Y Capacidad Profesional

"La Auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como Auditor". 

Como se aprecia de esta norma, no sólo basta ser Contador Público para ejercer la función de Auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir, además de los conocimientos técnicos obtenidos

en los estudios universitarios, se requiere la aplicación práctica en el campo con una buena dirección y supervisión.

Independencia

"En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener independencia de criterio". La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional.

Cuidado O Esmero Profesional

"Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la auditoría y en la preparación del dictamen". El cuidado profesional, es aplicable para todas las profesiones, ya que cualquier servicio que se proporcione al público debe hacerse con toda la diligencia del caso, lo contrario es la negligencia, que es sancionable. Un profesional puede ser muy capaz, pero pierde totalmente su valor cuando actúa negligentemente. 

El esmero profesional del auditor, no solamente se aplica en el trabajo de campo y elaboración del informe, sino en todas las fases del proceso de la auditoría, es decir, también en el planeamiento o planeamiento estratégico cuidando la materialidad y riesgo.

Normas De Ejecución Del Trabajo

Estas normas son más específicas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el desarrollo de la auditoría en sus diferentes fases (planeamiento trabajo de campo y elaboración del informe). Tal vez el propósito principal de este grupo de normas se orienta a que el auditor obtenga la evidencia suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su opinión sobre la confiabilidad de los estados financieros, para lo cual, se requiere previamente una adecuado planeamiento estratégico y evaluación de los controles internos. En la actualidad el nuevo dictamen pone énfasis de estos aspectos en el párrafo del alcance.

Planeamiento Y Supervisión

"La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado". Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los últimos años a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento estratégico como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho énfasis, utilizando el enfoque de "arriba hacia abajo", es decir, no deberá iniciarse revisando transacciones y saldos individuales, sino tomando conocimiento y analizando las características del negocio, la organización, financiamiento, sistemas de producción, funciones de las áreas básicas y problemas importantes, cuyo efectos económicos podrían repercutir en forma importante sobre los estados financieros materia de nuestro examen.

 Lógicamente, que el planeamiento termina con la elaboración del programa de auditoría.

Estudio Y Evaluación Del Control Interno

"Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno (de la empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditoría como base para establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría". 

El estudio del control interno constituye la base para confiar o no en los registros contables y así poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos o pruebas de auditoría. 

En la actualidad, se ha puesto mucho énfasis en los controles internos y su estudio y evaluación conlleva a todo un proceso que comienza con una comprensión, continúa con una evaluación preliminar, pruebas de cumplimiento, revaluación de los controles, arribándose finalmente – de acuerdo a los resultados de su evaluación – a limitar o ampliar las pruebas sustantivas. 

En tal sentido el control interno funciona como un termómetro para graduar el tamaño de las pruebas sus tentativas.

Evidencia Suficiente Y Competente

"Debe obtenerse evidencia competente y suficiente, mediante la inspección, observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros sujetos a la auditoría”. 

La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes para sustentar una conclusión.

 La evidencia será suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas aseguran la certeza moral de que los hechos a probar, o los criterios cuya corrección se está juzgando han quedado razonablemente comprobados. Los auditores también obtenemos la evidencia suficiente a través de la certeza absoluta, pero mayormente con la certeza moral.

 Existen diferentes clases las cuales son: 

-Evidencia sobre el control interno y el sistema de contabilidad, porque ambos influyen en los saldos de los estados financieros. 

-Evidencia física 

-Evidencia documentaria (originada dentro y fuera de la entidad) 

-Libros diarios y mayores (incluye los registros procesados por computadora) 

-Análisis global 

-Cálculos independientes (computación o cálculo) 

-Evidencia circunstancial 

-Acontecimientos o hechos posteriores.

Normas De Preparación Del Informe

Estas normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir la elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. 

Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qué forma se presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que asume el auditor.

Aplicación De Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)

"El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados". 

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son reglas generales, adoptadas como guías y como fundamento en lo relacionado a la contabilidad, aprobadas como buenas y prevalecientes, o también podríamos conceptuarlos como leyes o verdades fundamentales aprobadas por la profesión contable.

 Sin embargo, merece aclarar que los PCGA, no son principios de naturaleza sino reglas de comportamiento profesional, por lo que nos son inmutables y necesitan adecuarse para satisfacer las circunstancias cambiantes de la entidad donde se lleva la contabilidad.

 Los PCGA, garantizan la razonabilidad de la información expresada a través de los Estados Financieros y su observancia es de responsabilidad de la empresa examinada.

 En todo caso, corresponde al auditor revelar en su informe si la empresa se ha enmarcado dentro de los principios contables.

Opinión Del Auditor

"El dictamen debe contener la expresión de una opinión sobre los estados financieros tomados en su integridad, o la aseveración de que no puede expresarse una opinión. 

En este último caso, deben indicarse las razones que lo impiden. En todos los casos, en que el nombre de un auditor esté asociado con estados financieros el dictamen debe contener una indicación clara de la naturaleza de la auditoría, y el grado de responsabilidad que está tomando". 

Recordemos que el propósito principal de la auditoría a estados financieros es la de emitir una opinión sobre si éstos presentan o no razonablemente la situación financiera y resultados de operaciones, pero puede presentarse el caso de que, a pesar de todos los esfuerzos realizados por el auditor, se ha visto imposibilitado de formarse una opinión, entonces se verá obligado a abstenerse de opinar”.

 Por consiguiente, el auditor tiene las siguientes alternativas de opinión para su dictamen:

• Opinión limpia o sin salvedades
• Opinión con salvedades o calificada
• Opinión adversa o negativa
• Abstención de opinar

TAREAS DE EVALUACIÓN

A continuación, se enuncian las siguientes tareas de evaluación analizadas en un proceso de auditoría.

• Adecuación a requerimientos precisados por normas e instrucciones.
• Condición de cumplimiento del plan estratégico de la organización.
• Grado de adaptación de los sistemas de información teniendo presente la necesidad de los usuarios.
• Grado de satisfacción de los usuarios con los resultados óptimos del sistema de información.
• Análisis de rendimiento de explotación de los sistemas de información.
• Calidad de los sistemas de información.
• Seguridad de los sistemas de información.
• Acondicionamiento del proceso de comunicaciones a las necesidades de la empresa