Clase Uno

Que es auditoria de sistemas?

Antes de comenzar, veamos el siguiente vídeo como introducción a la unidad

1. ¿QUÉ ES LA AUDITORÍA DE SISTEMAS?

La auditoría tiene como fin evaluar los procesos de una organización, buscando protegerlos; además de verificar que las actividades que se realicen en dichos procesos se desarrollen bajo reglamentaciones legales vigentes.

De esta forma se asegura la eficacia de la empresa. Cuando se realiza un proceso de auditoría es necesario tener un claro conocimiento de la empresa a auditar (teniendo presente que la organización es un conjunto de procesos), lo que incluye:

• Escritura de constitución de la empresa
• Misión
• Visión
• Organigrama de la empresa
• Ubicar en cual área está el proceso a auditar
• Saber que hacen las diversas áreas de la organización
• Realizar una observación a profundidad de la estructura organizacional del área de trabajo
• Objetivos corporativos de la compañía
• Normatividad legal (normas y leyes aplicadas)

Todo lo anterior se evidencia dentro de las etapas de planeación, organización, integración, dirección y control; las cuales definen la estructura del proceso administrativo de la compañía.

En un proceso de auditoría, conocer acerca de esta estructura y sus complementos, permite tener una mayor visión de los que representa la compañía y del papel que deben ejecutar en ella sus respectivos colaboradores.

PLANEACIÓN 

Una auditoría se realiza con el fin de mejorar los procesos de una organización, para lo cual se hace indispensable primero que todo hacer una excelente planeación de los puntos más significativos que se implementarán durante el desarrollo de todos los procedimientos que se aplicarán en el área a auditar; lo que incluye una indagación completa acerca de los objetivos organizacionales, políticas, programas de trabajo y presupuesto involucrado para tal fin. Por consiguiente, conocer los diversos aspectos que soportan los procesos organizacionales es fundamental antes de comenzar con la auditoría, ya que esto proporciona a los profesionales involucrados mayor claridad de las metas que persigue la empresa y de su respectiva composición estructural. 

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 

Las organizaciones empresariales tienen una finalidad o metas que lograr, las cuales se trazan teniendo presente el plan de desarrollo que se diseña en pro al cumplimiento de cada objetivo planteado para este fin. En cuanto al proceso de auditoría es necesario que los personajes a cargo de realizar el ejercicio, indaguen acerca de estos objetivos, teniendo en cuenta que estos son los puntos clave hacia donde la empresa encamina sus energías y recursos, por lo que se aconseja investigar acerca del producto que comercializa la empresa, su misión actual, su visión, las metas que persiguen, esto entre otros aspectos; lo cual, brindará un panorama más específico que orientará a los auditores al momento de diseñar su plan de trabajo

POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

Una política es una guía o directriz diseñada para que los miembros de una organización la acaten, ya que en ella se encuentran plasmadaslas normas y responsabilidades de sus diferentes áreas o departamentos. Entre las normas se incluyen las conductas de los colaboradores, las actividades a cumplir y/o que involucra las tareas respectivas que se desprenden de cada actividad. Cada empresa tiene definida sus propias políticas, estas contemplan el logro de los objetivos y proporcionan flexibilidad en la implementación de las estrategias definidas en busca del alcance de las metas propuestas.

PROCEDIMIENTOS 

Involucra el desarrollo objetivo de los procesos, esto trae a colación las actividades, acciones y tareas que se deben cumplir por cada colaborador, con el fin de aportar a la eficacia y el bienestar organizativo.

PROGRAMA DE TRABAJO ORGANIZACIONAL

Conocido también como plan de desarrollo empresarial, el cual es diseñado a largo plazo y es orientado a la mejora de los procesos, buscando controlar los cambios que se puedan dar en la organización. Este plan se recomienda que se ejecute con la ayuda de un agente de cambio, el cual debe tener las siguientes características:

PRESUPUESTO
Es cimiento de mejora en el plan organizacional, ya que sin dinero no se ejecutan las actividades que se requieren para el logro de las metas propuestas. En una organización puede haber excelentes colaboradores, excelente estructura organizativa, pero si no se cuenta con presupuesto suficiente para el cumplimiento del plan corporativo, es evidente que sus metas no serán obtenidas con efectividad y satisfacción. Este es uno de los aspectos de mayor importancia funcional para el logro de los objetivos.

ORGANIZACIÓN
Es indispensable que el personal que está a cargo de un proceso de auditoría conozca aspectos significativos de la empresa y el área a auditar, lo que incluye en primera instancia el organigrama de la empresa, así como las relaciones entre los diversos departamentos o áreas, los cuadros ocupacionales y el manual de la empresa

Este aspecto define la estructura sistemática corporativa, la cual está compuesta por su grupo de colaboradores, las actividades a ejecutar y la administración, todos trabajando en pro al logro de los objetivos de la compañía

ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

Define los puestos de trabajo que existen en la organización, así como la asignación de las responsabilidades para cada cargo teniendo presente el nivel jerárquico. Es necesario que al momento de realizar un ejercicio de auditoría se conozca con antelación como está distribuida las responsabilidades de la empresa, ya que esta es la disposición de sus partes, la cual se puede definir como su esqueleto corporativo.

RELACIONES ENTRE DEPARTAMENTOS
Una empresa es un solo organismo corporativo, por lo tanto, sus colaboradores deben trabajar en equipo para el logro de los objetivos propuestos. Trabajo en equipo no es lo mismo que trabajo en grupo, cuando se trabaja en equipo todos los integrantes se fijan un solo fin, el logro de la meta con la máxima viabilidad, por lo tanto, piensan en conjunto, actúan en conjunto y deciden en conjunto, mientras que cuando se trabaja en grupo, muchas veces cada integrante persigue su propio objetivo, el cual en ocasiones determinadas es su propio brillo laboral, lo que definitivamente iría por un camino diferente al que persigue la compañía.
La buena comunicación entre las diferentes áreas de la organización y los diversos equipos de gestión es fundamental al momento de fortalecer el trabajo en equipo, ya que se entregan y reciben las instrucciones de forma adecuada, lo que genera un buen ambiente laboral, ya que para cada labor, también se tiene presente los pro y contras de los otros departamentos o áreas corporativas, logrando así unificar el fin de todas las áreas y direccionarlo hacia un solo lugar, la meta propuesta por la empresa.
Al momento de realizar un proceso de auditoría, se recomienda indagar como están estas relaciones entre las diversas áreas y como está el direccionamiento de mando desde los niveles jerárquicos. Esto brindará una mayor comprensión de la organización estructural y ocupacional de la empresa.
CUADROS OCUPACIONALES
Es el análisis y definición de los puestos de trabajo de la organización, lo que incluye a los colaboradores a cargo de ellos, por lo tanto, también se analiza el perfil profesional de estos trabajadores.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es uno de los aspectos que se debe analizar con antesala al proceso de auditoría, ya que este es un instrumento de apoyo que proporciona información acerca de la estructura orgánica, objetivos, funciones y responsabilidades de los colaboradores de la empresa